Een goed werkend Document Management Systeem (DMS) kan voor elk bedrijf van grote toegevoegde waarde zijn. Elke organisatie krijgt namelijk dagelijks te maken met een enorme hoeveelheid informatie. Het goed en overzichtelijk verwerken van deze informatie leidt eigenlijk altijd tot een beter werkproces binnen het bedrijf. Met goed documentbeheer zorg je er namelijk voor dat je belangrijke informatie snel terug kunt vinden en op een efficiënte manier bij de juiste persoon kan krijgen. Maar hoeveel is het jouw organisatie waard om alle informatie en documenten efficiënt in te richten en te beheren via één centrale bron? In dit blog lees je meer over de kosten en de baten van DMS en wanneer het de investering waard is.
Kosten van een DMS
Om te kunnen inschatten of een DMS de investering waard is, is het zinvol om een paar belangrijke kengetallen in kaart te brengen. Inventariseer bijvoorbeeld hoeveel medewerkers binnen je bedrijf dagelijks met documenten werken. Probeer daar vervolgens ook een tijdsduur aan te hangen, hoe lang al deze medewerkers bezig zijn met het zoeken naar juiste documenten. Vervolgens moet je je afvragen hoe vaak medewerkers aan het stoeien zijn met het vinden of delen van bepaalde documenten of hoeveel inspanning het vergt om alle informatie over een bepaalde klant inzichtelijk te krijgen. Er gaat veel tijd verloren met het vinden, verzamelen en beheren van de juiste documenten. Met een goed DMS verkort je deze tijd aanzienlijk, wat ervoor zorgt dat je de aanschafkosten van een DMS er al snel uit hebt. De aanschafkosten zitten hem met name in de software, hardware en licenties.
Baten van een DMS
Een DMS zorgt ervoor dat je als bedrijf een stuk minder tijd kwijt bent aan het verzamelen en verwerken van de juiste informatie. Deze tijd kun je vanzelfsprekend gebruiken voor andere werkzaamheden. Deze baten kun je inzichtelijk maken door jezelf een aantal vragen te stellen. Hoeveel tijd kun je besparen op het verwerken van documenten? Hoeveel geld bespaar je door goed documentbeheer op operationele kosten? Hoe belangrijk is de kwaliteit van data voor ons bedrijf? De baten van een goed DMS zitten met name in de tijdwinst en in een efficiënt werkproces. Daarnaast bevordert kwalitatief goed documentbeheer ook de veiligheid van de informatie.